היי 👋 ברוכה הבאה! "מוקד המשרד" הוא המקום האחד שבו רואים הכול — מה דחוף היום, גבייה, צ'קים, אחזקה, משימות, בנקים, מידע על כל בניין, ותבניות מיילים מוכנות. המדריך הזה לוקח 5 דקות וזהו — את מסודרת.
☀️ השגרה של כל בוקר
1
נכנסים למוקד ומסתכלים על "המוקד של היום" — זו רשימה חכמה שמסדרת לבד מה הכי דחוף (לפי סדר חשיבות).
2
בודקים את הפעמון 🔔 למעלה — אם מופיע מספר אדום, יש התראות שדורשות טיפול (צ'ק שחזר, ביטוח שפג ועוד). לוחצים ומטפלים.
3
עוברים על הרשימה מלמעלה למטה — כל שורה בלחיצה קופצת ישר למקום הנכון לטיפול.
4
פעם ביום פותחים את OXS ("מרכז בקרה") כדי שנתוני הגבייה יתעדכנו (ראי בהמשך 👇).
5
לא בטוחה מה לעשות? שואלים את העוזר החכם 🤖 (כפתור עגול למטה).
📂 הלשוניות (התפריט למטה)
🏠
ביתתמונת מצב של היום — מה דחוף ומה המספרים החשובים.
🧾
גבייהכמה נגבה, מי חייב ועל אילו חודשים, וגרף מגמת החוב לאורך זמן. לוחצים על בניין → רואים את רשימת החייבים. משם שולחים תזכורת.
💰
צ'קיםאילו צ'קים צריך להפקיד עד ה-15 בחודש, מסודר לפי בניין.
🔧
אחזקהמשימות אחזקה פתוחות + מתי צריך לעשות כל ביקורת (כיבוי אש, מעליות, הדברה…).
📋
משימותמשימות המשרד + מעקב אחרי אביתר בשטח. לוחצים על משימת שטח → נפתח מסך לעדכון (סטטוס, להוסיף עדכון ליומן).
🏦
בנקיםאילו בניינים צריך לתעד דפי חשבון, פרטי התחברות לבנק, ומתי נשלחה תזכורת אחרונה.
🏢
בנייניםכל המידע על כל בניין: אנשי קשר (חיוג/וואטסאפ בלחיצה), אינטרקום, מועדי ביקורות, וכל המסמכים (הסכם, פוליסת ביטוח…).
📚
תבניותמיילים והודעות מוכנים של SQUARE. בוחרים תבנית → מעתיקים, או "🤖 התאם עם העוזר" שינסח אותה לבניין/דייר הספציפי.
🔎 חיפוש מהיר ו-🔔 התראות (למעלה במסך)
🔎
חיפוש — מוצאים הכול בשנייהלוחצים על הזכוכית המגדלת למעלה ומקלידים: שם בניין, שם דייר, מספר דירה, משימה, צ'ק, או ספק/בעל מקצוע (אינסטלטור, חשמלאי, מנקה…). כל תוצאה בלחיצה קופצת ישר למקום. אצל ספק יש כפתורי 📞 חיוג ו-💬 וואטסאפ ישר בתוצאה — בלי לחפש מספרים.
🔔
התראות — מה דורש טיפול עכשיוהפעמון למעלה מציג מספר אדום כשיש משהו לטפל בו: צ'ק שחזר, ביטוח שפג, עלייה בחוב, ביקורת שעבר מועדה ועוד. לוחצים → רואים את כל ההתראות מקובצות (🔴 דחוף / 🟡 לתשומת לב), וכל אחת בלחיצה קופצת למקום הטיפול. גם בעמוד הבית מופיע באנר אם יש התראות.
🤖 העוזר החכם — חברה הכי טובה שלך
הכפתור העגול 🤖 למטה. אפשר לשאול אותו כל דבר בשפה חופשית, למשל:
»
"נסחי תזכורת גבייה לדייר בחזון איש 13"
»
"אילו צ'קים צריך להפקיד השבוע?"
הוא מכיר את כל הנתונים העדכניים ועוזר לנסח, לתעדף ולהבין מה לעשות.
🔄 שמירה על גבייה מעודכנת
נתוני הגבייה מגיעים מ-OXS (המערכת הראשית). כדי שהמוקד יציג מספרים מדויקים:
✓
פעם ביום פותחים את OXS → "מרכז בקרה". הסנכרון קורה אוטומטית — תוך כמה שניות תופיע הודעה ירוקה "✅ SQUARE עודכן".
✓
בלשונית "גבייה" במוקד יש שורת חיווי: ירוק = מעודכן, כתום = כדאי לפתוח את OXS לרענון.
אם לא הופיעה הודעה ירוקה — תגידי לגל, זה תיקון של דקה.
💡 טיפ אחרון
אין צורך לזכור הכול בעל-פה — המערכת מסדרת לבד מה דחוף, וכל המידע (אנשי קשר, מסמכים, היסטוריה) נמצא במרחק לחיצה. כשבא ספק — שואלים את העוזר 🤖. בהצלחה! 💪